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Sí, fichar desde el móvil es legal en España. Registrar la jornada es obligatorio desde 2019, con el RD-ley 8/2019, y la norma no impone ningún formato ni ninguna tecnología. Por eso el papel y el Excel siguen siendo válidos, y por eso no existe ninguna aplicación homologada, ni la nuestra ni la de nadie.
El teléfono personal del empleado puede usarse como dispositivo de fichaje, siempre que la empresa informe previamente de la política.
En esta guía encontrarás cómo funciona cada método de fichaje móvil, qué diferencias hay entre ellos y cuál encaja mejor con tu equipo.
OVE proporciona herramientas para gestionar tus obligaciones laborales. No prestamos asesoramiento laboral ni legal: consulta con tu asesoría.
Lista de Contenidos
¿Es legal fichar desde el móvil? La respuesta definitiva
El RD-ley 8/2019 no especifica el soporte del registro de jornada. La guía interpretativa del Ministerio de Trabajo establece que el método es válido siempre que genere información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori.
Un fichaje desde el móvil que envíe los datos directamente al servidor de la empresa, con una marca de tiempo auditada que no puede alterarse, cumple esos tres requisitos.
Qué exige la norma hoy. El RD-ley 8/2019 obliga a registrar cada día el inicio y el fin de la jornada de cada trabajador. No impone formato ni tecnología: el papel y la hoja de cálculo siguen siendo válidos.
Qué plantea el proyecto de Real Decreto, que no está en vigor. Registro digital, identificación individual del trabajador, datos inalterables, acceso para la Inspección y diferenciación entre trabajo presencial y a distancia. No es exigible hasta que se publique en el BOE, y a día de hoy no lo está.
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Métodos de fichaje móvil: WhatsApp, app y web
OVE ofrece tres formas distintas de fichar desde el móvil. Cada una tiene un perfil de empresa ideal:
Fichaje por WhatsApp: el método sin fricción
El empleado envía un mensaje a un número de WhatsApp Business dedicado. El sistema interpreta el mensaje y genera automáticamente el registro de jornada en el servidor. El empleado recibe confirmación inmediata.
- No requiere instalar ninguna aplicación
- Funciona con cualquier móvil, iOS o Android
- El empleado aprende a usarlo en 30 segundos
- Ideal para: hostelería, construcción, limpieza, logística, equipos con alta rotación
Cómo funciona en OVE
Tus trabajadores fichan enviando un mensaje de WhatsApp. Es uno de los cinco métodos de fichaje de OVE, y los cinco van en los siete planes. Cuatro no suman nada a la cuota; WhatsApp cuesta 0,80 € al mes por usuario activo. Cómo funciona el coste de WhatsApp.
Fichaje por App iOS/Android: el método completo
El empleado descarga la app de OVE en su móvil e inicia la jornada con un toque. La app registra la hora, la ubicación (si está activada) y la modalidad (presencial o teletrabajo).
- Permite registro de geolocalización opcional
- Disponible offline con sincronización automática al recuperar conexión
- El empleado puede consultar su propio historial de fichajes
- Ideal para: equipos que trabajan en distintas ubicaciones, teletrabajadores
Fichaje por web : desde cualquier navegador
El empleado accede al portal de OVE desde cualquier navegador en su móvil o tablet y registra la jornada con un clic. No requiere instalación.
- Funciona en cualquier dispositivo con navegador
- Útil para equipos que comparten dispositivos de empresa
- Ideal para: oficinas con tablets compartidas, centros de trabajo con un punto fijo
Comparativa detallada: cuál elegir según tu empresa
| CRITERIO | APP MÓVIL | |
| Instalación requerida | No | Sí (app store) |
| Compatible con cualquier móvil | Sí | Sí (iOS y Android) |
| Geolocalización | No | Sí (opcional) |
| Fichaje offline | No | Sí |
| Historial para el empleado | No | Sí |
| Notificaciones push | No | Sí |
| Tiempo de aprendizaje | < 1 minuto | 5 minutos |
| Ideal para | Alta rotación, baja adopción tech | Equipos en movilidad |
¿CUÁL ELEGIR?
Recomendación práctica: si tienes empleados en hostelería, construcción o limpieza donde la adopción de apps es baja, empieza por WhatsApp. Si tienes equipos de oficina o teletrabajadores, la app móvil añade valor con la geolocalización y el historial individual. Puedes activar ambos métodos simultáneamente.
¿Puede la empresa exigir usar el móvil personal del empleado?
Esta es una de las dudas más frecuentes. La respuesta corta es: sí, pero con condiciones.
El uso del dispositivo personal del empleado para el fichaje laboral es legal cuando se cumplen estas tres condiciones:
- La empresa comunica por escrito al empleado el sistema de fichaje implantado antes de su puesta en marcha
- El sistema no accede a datos privados del dispositivo personal del empleado: solo registra la acción de fichaje
- El fichaje se utiliza exclusivamente para el registro de jornada laboral, no para monitorización continua
El fichaje por WhatsApp de OVE cumple estas condiciones: el empleado solo envía un mensaje a un número dedicado, el sistema no instala nada en su dispositivo y no accede a ningún dato personal.
La empresa no puede obligar al empleado a instalar una app en su teléfono personal si no está contemplado en el convenio colectivo o acuerdo laboral. Si quieres usar la app OVE con teléfonos personales, lo más recomendable es obtener el consentimiento por escrito o proporcionar dispositivos de empresa.
Qué pasa si un trabajador se queda sin cobertura
La app móvil de OVE permite fichar en app móvil. Cuando el empleado no tiene conexión (por ejemplo, en una obra, un sótano o una zona rural), la app registra el fichaje localmente y lo sincroniza automáticamente con el servidor en cuanto recupera la conexión.
- El registro offline incluye la hora exacta del fichaje según el reloj del dispositivo
- Cuando la conexión se restaura, el dato se sube al servidor con la hora original
- El sistema identifica los registros que se sincronizaron en diferido
- La ITSS puede ver si hubo sincronización diferida, pero el registro es válido
Importante: el fichaje por WhatsApp no funciona sin conexión: requiere enviar un mensaje. Si tu equipo trabaja en entornos sin cobertura habitual, consúltanos tu caso antes de contratar.
Cómo activar el fichaje móvil en tu empresa paso a paso
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Añade a tus empleados
Desde el panel de administrador, añade a tu equipo manualmente o importa desde un archivo Excel. Cada empleado recibirá un email con sus credenciales de acceso.
Elige el método de fichaje
En la configuración de tu empresa, activa el método que prefieras: WhatsApp, app móvil o acceso web. Puedes activar varios métodos simultáneamente.
Comunica el sistema a tu equipo
OVE genera automáticamente una comunicación para enviar a tus empleados explicando cómo fichar. Para WhatsApp, el mensaje es simplemente: ‘Para fichar, envía un mensaje a este número: [número]’.
Verifica los primeros fichajes
Desde el panel puedes ver en tiempo real quién ha fichado y quién no. El sistema envía alertas si un empleado no registra la entrada a la hora habitual.
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